Como garantir que nenhum e-mail de obra fica sem resposta dentro do prazo contratual
Ligando cada mensagem que entra na obra ao contrato. Um sistema de IA lê a correspondência de hora a hora, classifica o risco, identifica a cláusula do contrato ou do caderno de encargos aplicável, cria a tarefa com prazo para o responsável e prepara um rascunho de resposta. O director de obra revê e envia; nada sai sem ele.
Porque importa
Em empreitada, o silêncio tem consequências. Consoante o contrato e o regime aplicável, um pedido sem resposta a tempo pode pesar numa reclamação de trabalhos a mais, num pedido de prorrogação de prazo ou numa penalidade. O problema raramente é falta de competência: é volume. Dono de obra, fiscalização, projectistas e subempreiteiros escrevem ao mesmo tempo, e o e-mail decisivo chega no meio de quarenta que não o são.
Como funciona
- Leitura contínua: a correspondência da obra é lida de hora a hora, com um varrimento nocturno para o que tenha escapado.
- Classificação por risco: pedido de informação, ordem de alteração, reclamação, notificação ou simples informação.
- Ligação ao contrato: cada mensagem relevante é associada às cláusulas do contrato e do caderno de encargos que a enquadram.
- Tarefa com dono e prazo: no quadro da obra, com a origem rastreável até ao e-mail.
- Rascunho e alerta: o rascunho fundamentado fica no Outlook; o que exige decisão no próprio dia chega por Telegram.
Perguntas frequentes
A IA responde ao dono de obra sozinha?
Não. Prepara rascunhos; a resposta sai sempre pela mão do director de obra.
Substitui o apoio jurídico?
Não. Assinala a cláusula e o prazo; a interpretação do contrato continua a ser de quem o gere e, quando necessário, do jurista.
Funciona com o Outlook e com o nosso sistema de tarefas?
Sim. Trabalha sobre Microsoft 365 e regista as tarefas no sistema que a equipa já usa, por exemplo o Notion.
Como se começa?
Com uma obra-piloto e métricas de sucesso acordadas antes de começar. O piloto corre em 90 dias.