Casos de implementação

Contexto

Grupo de Design & Build com várias empresas e obras em simultâneo. A operação crescera mais depressa do que os processos: pedidos a chegar por várias caixas de correio, orçamentação em folhas de cálculo, aprovações de despesa por e-mail e reporting financeiro feito à mão.

Intervenção

• Diagnóstico dos processos comercial, de orçamentação, procurement e financeiro, com plano de prioridades faseado
• Triagem automática de sete caixas de correio (direcção, produção, financeiro e recursos humanos) para quadros de tarefas por pessoa e por departamento
• Briefing diário por Telegram para cada responsável, com botões para fechar ou adiar tarefas e criação de tarefas por nota de voz
• Rascunhos de reencaminhamento de facturas para o director de obra certo, sempre à espera de validação humana
• Vigilância nocturna: coerência da base de obras, métricas diárias e alerta imediato de qualquer falha

Stack

n8n, Notion, Microsoft 365 (Outlook), Dropbox, Gemini, Telegram

Resultado

Mais de 30 automatismos em produção, com sete caixas de correio triadas em contínuo.

O que foi desbloqueado

Cada pedido passou a ter dono, prazo e origem rastreável. O sistema propõe e a equipa decide: nada é fechado nem enviado sem uma pessoa.

Contexto

Obra com dono de obra, fiscalização, projectistas e subempreiteiros a escrever em simultâneo. Em obra, um e-mail sem resposta dentro do prazo contratual pode tornar-se aceitação tácita, trabalho a mais por reclamar ou penalidade. A equipa de produção não conseguia ler tudo a tempo.

Intervenção

• Triagem de hora a hora de toda a correspondência da obra, com varrimento nocturno para apanhar o que tenha escapado
• Cada mensagem classificada por risco e ligada às cláusulas aplicáveis do contrato e do caderno de encargos
• Tarefas com prazo de resposta para o responsável certo e rascunhos de resposta fundamentados, prontos a rever
• Alertas por Telegram para o que exige decisão no próprio dia

Stack

n8n, Microsoft 365 (Outlook), Notion, Gemini, Telegram

Resultado

A correr 24 horas por dia, sem envio automático: cada resposta sai pela mão do director de obra.

O que foi desbloqueado

O director de obra recebe cada pedido já ligado à cláusula aplicável e ao prazo de resposta. A protecção contratual deixou de depender de alguém ter lido o e-mail certo a tempo.

Contexto

Atelier de projecto de especialidade que trabalha sobre as peças desenhadas de arquitectura de terceiros. Cada revisão obrigava a recontar equipamentos nos desenhos e a conferir o mapa de equipamentos linha a linha, quase sempre na véspera da entrega. Com uma equipa mais pequena, esse trabalho saía directamente do tempo de projecto.

Intervenção

• Levantamento do processo de produção sobre um projecto real, do pedido do cliente ao primeiro documento entregue
• Leitura automática dos ficheiros DWG e inventário dos blocos de equipamento por família e variante (no primeiro projecto de teste: 498 blocos, 29 famílias e cerca de 90 variantes)
• Cruzamento do inventário com o mapa de equipamentos e lista das incoerências para validação
• Pasta-modelo de projecto criada a partir do Notion e registo automático de cada envio, recebido e revisão interna
• Em estudo: imagens de ambiente geradas a partir das plantas 2D, para acelerar a fase de estudo prévio

Stack

n8n, Notion, SharePoint, leitura de DWG, Gemini

Resultado

Gestão documental em produção; leitura de desenhos e cruzamento com o mapa em validação com a equipa.

O que foi desbloqueado

A primeira contagem automática já apontou incoerências entre os desenhos e o mapa de equipamentos de um projecto real. O objectivo é a equipa rever só as excepções, em vez de recontar tudo antes de cada entrega.

Contexto

A fundadora de um atelier de projecto dividia o dia entre o projecto e uma caixa de correio partilhada por clientes, arquitectos, fornecedores e obra. O que pedia resposta perdia-se entre o que não pedia, e o tempo de projecto era o primeiro a ceder.

Intervenção

• Triagem automática do correio da direcção de 15 em 15 minutos, com cada pedido convertido em tarefa ligada ao e-mail de origem
• Voz de escrita da fundadora medida a partir do correio enviado, para os rascunhos soarem a ela e não a uma máquina
• Rascunhos de resposta deixados na caixa de correio, prontos a rever e enviar
• Próxima fase: briefing diário por Telegram com as prioridades do dia, tarefas criadas por voz e aprovação dos rascunhos com um toque

Stack

n8n, Microsoft 365 (Outlook), Notion, Gemini, Telegram

Resultado

Triagem e rascunhos de resposta em produção desde Outubro de 2026.

O que foi desbloqueado

A fundadora abre o correio com as respostas já redigidas no seu tom. A IA nunca envia: propõe, e quem assina decide.

Contexto

Planeamento de obra assente na experiência individual de cada director. Dados históricos de garantias, não-conformidades e condições de obra dispersos por ficheiros e sistemas diferentes, sem forma de os consultar em conjunto. Desenvolvido em parceria com uma empresa de tecnologia para a construção.

Intervenção

• Consolidação dos dados históricos de garantias, não-conformidades e condições de obra
• Agente com contexto operacional e dados meteorológicos
• Recomendações e alertas de apoio à decisão de planeamento

Stack

IA generativa, RAG, integração com dados históricos e APIs externas

Resultado

Produto em fase piloto com empresas de construção.

O que foi desbloqueado

O planeamento passa a partir do que aconteceu em obras anteriores, e não só da memória de cada director.

Contexto

Empresa de energia solar para empresas, em fase de crescimento da equipa comercial. A integração de novos comerciais dependia de quem estivesse disponível para explicar, e os objectivos individuais não tinham um suporte comum de acompanhamento.

Intervenção

• Mapeamento do processo de integração e de qualificação comercial
• Plataforma de onboarding com percursos por função, conteúdos técnicos e comerciais e verificação de progresso
• Planos individuais de desempenho (IPP) com objectivos, marcos e acompanhamento pela gestão
• Assistente de IA com acesso à documentação técnica interna, para preparar visitas e responder a objecções

Stack

Aplicação web, IA generativa com pesquisa na documentação interna (RAG)

Resultado

Plataforma desenvolvida e entregue à direcção comercial.

O que foi desbloqueado

Cada novo comercial tem o mesmo ponto de partida e um plano claro, sem depender da disponibilidade de um colega sénior.

Contexto

Empresa de energia solar para empresas, com viaturas partilhadas pelas equipas comercial e técnica em vez de uma viatura por pessoa. As reservas viviam numa ferramenta genérica de gestão de tarefas, sem visão de conjunto da ocupação nem dados de utilização por viatura e por condutor.

Intervenção

• Regras de utilização acordadas com a direcção: quem reserva, quem aprova, onde ficam as chaves e o que se regista no fim de cada viagem
• Assistente de reservas por Telegram: pedir, alterar ou cancelar uma viatura numa conversa e fechar a viagem no regresso
• Plataforma web com o mapa de ocupação visível a toda a equipa; destinos e detalhes reservados aos gestores de frota
• Papéis e permissões: administradores atribuem gestores de frota, e os gestores de frota gerem condutores e aprovam novos registos
• Migração das reservas futuras do sistema anterior, para a equipa só ter de as confirmar
• Relatório mensal de utilização por viatura e por condutor

Stack

n8n, Telegram, agente de IA, aplicação web com base de dados própria

Resultado

Plataforma em produção; lançamento à equipa inteira de uma só vez, com as reservas futuras já migradas.

O que foi desbloqueado

Reservar uma viatura passou a ser uma mensagem. A gestão passa a ver a utilização real de cada viatura e de cada condutor, base para decidir a frota com dados e não com impressões.